Beställning av e-postutskick
Med e-postutskick avses brev som skickas till en målgrupp som definieras per utskick, t.ex. genom sökningar i de administrativa systemen. Exempelvis alla anställda, alla studenter i Norrköping, alla medlemmar i en specifik kår eller liknande.
För studenter eller allmänheten
För studenter eller allmänhet är kontaktvägen via Registrator (registrator@liu.se) med begärande av utlämnande av e-postadresser.
OBS! Var ute i god tid, lämna in en komplett beställning senast 5 arbetsdagar före utskicket ska göras.
Innehåll
Innehållet ska följa reglerna i LiU:s Riktlinjer för informationssäkerhet (se 2.6), som kraftigt begränsar vad som får skickas.
Beställningen ska innehålla följande information:
- Datum när utskicket helst ska göras
- Bifoga mottagarlista
Om mottagarlista saknas:- Ange vilken e-postadress som du vill göra utskicket till:
- E-postadressen som studenten angivit i Ladok
- E-postadressen som studenten har vid LiU
- E-postadressen som den anställde har vid LiU
- Bifoga beskrivning över vilken målgrupp utskicket har (t.ex. alla studenter på program X och termin Z och senare).
- Beställaren godkänner mottagarlista som tas fram av IT-avdelningen.
- Ange vilken e-postadress som du vill göra utskicket till:
- Bifoga utskicket i textformat inklusive ämnesrad (se nedan för hur brevet ska vara formulerat).
Detaljerad information om e-postutskick / massutskick
Mottagarlista
Innan utskicket kan göras ska en exakt mottagarlista tas fram. Detta kan ibland ske via Ladok eller annat IT-system. Det går snabbast att genomföra utskicket om beställaren har en färdig mottagarlista.
Om mottagarlista saknas behöver vi få klarhet i vilka e-postadresser som efterfrågas. Ange därför ett av nedanstående alternativ:
- E-postadressen som studenten angivit i Ladok
I Ladok lagras numer den e-postadress som studenten angivit själv, t.ex. när denne sökte utbildning via NyA. Studenten kan även själv uppdatera adressen i Ladok. - E-postadressen som studenten har vid LiU
- E-postadressen som den anställde har vid LiU
Utformning av brevet
- Meddelanden ska skrivas i textformat (spara som *.txt)
- Ämnesrad ska vara tydlig angivet
- Önskas svarsadress ska det anges
- Bilagor kan inte bifogas (tips är att lägga upp dem på en webbsida och bifoga länken)
- Meddelanden som skickas ska ha både svensk och engelsk text när icke svenskspråkiga ingår i målgruppen
- Alla brev ska ha en tydlig avsändare
Genomförande
Massutskicket genomförs av e-postgruppen på IT-avdelningen.
- E-postutskick ska ske med stor urskiljning. Detta innebär att åtgärder ska vidtas för att informationen verkligen är relevant för mottagaren. IT-säkerhetsgruppen kan komma att stoppa utskick.
- För att kunna genomföra ett utskick behövs en fil med e-postadresser, ämnesraden och själva brevet.
Kontakt och felanmälan
Felanmälan och frågor skickar du till IT-avdelningens kundcenter:
- Telefon: 013-28 28 28
- Kontaktformulär och felanmälan
Ordinarie öppettider:
Måndag och torsdag 8:00-18:00
Tisdag, onsdag och fredag 8:00-17:00
Hitta lösningar på IT-problem
Med hjälp av våra guider kan du själv hitta instruktioner och svar på vanliga IT-frågor.
Användbara länkar
- Lisam lärplattform
- Byt lösenord för LiU-kontot i MinIT.
- Har du tappat din aktiveringsnyckel? Fått ditt LiU-ID gallrat? Kontakta Infocenter.
Sidansvarig:
studentredaktionen@liu.se
Senast uppdaterad: 2022-04-20