Beställning av e-postutskick

​​​​​​​Med e-postutskick avses brev som skickas till en målgrupp som definieras per utskick, t.ex. genom sökningar i de administrativa systemen. Exempelvis alla anställda, alla studenter i Norrköping, alla medlemmar i en specifik kår eller liknande.

För studenter eller allmänheten

För studenter eller allmänhet är kontaktvägen via Registrator (registrator@liu.se) med begärande av utlämnande av e-postadresser.

OBS! Var ute i god tid, lämna in en komplett beställning senast 5 arbetsdagar före utskicket ska göras.

Innehåll

Innehållet ska följa reglerna i LiU:s Riktlinjer för informationssäkerhet (se 2.6), som kraftigt begränsar vad som får skickas.

Beställningen ska innehålla följande information:

• Datum när utskicket helst ska göras
• Bifoga mottagarlista
  Om mottagarlista saknas:
  • Ange vilken e-postadress som du vill göra utskicket till:
    1. E-postadressen som studenten angivit i Ladok
    2. E-postadressen som studenten har vid LiU
    3. E-postadressen som den anställde har vid LiU
  • Bifoga beskrivning över vilken målgrupp utskicket har (t.ex. alla studenter på program X och termin Z och senare).
  • Beställaren godkänner mottagarlista som tas fram av IT-avdelningen.
• Bifoga utskicket i textformat inklusive ämnesrad (se nedan för hur brevet ska vara formulerat).

Detaljerad information om e-postutskick / massutskick  

Mottagarlista

Innan utskicket kan göras ska en exakt mottagarlista tas fram. Detta kan ibland ske via Ladok eller annat IT-system. Det går snabbast att genomföra utskicket om beställaren har en färdig mottagarlista.

Om mottagarlista saknas behöver vi få klarhet i vilka e-postadresser som efterfrågas. Ange därför ett av nedanstående alternativ:

1. E-postadressen som studenten angivit i Ladok
   I Ladok lagras numer den e-postadress som studenten angivit själv, t.ex. när denne sökte utbildning via NyA. Studenten kan även själv uppdatera adressen i Ladok.
2. E-postadressen som studenten har vid LiU
3. E-postadressen som den anställde har vid LiU

Utformning av brevet

• Meddelanden ska skrivas i textformat (spara som *.txt)
• Ämnesrad ska vara tydlig angivet
• Önskas svarsadress ska det anges
• Bilagor kan inte bifogas (tips är att lägga upp dem på en webbsida och bifoga länken)
• Meddelanden som skickas ska ha både svensk och engelsk text när icke svenskspråkiga ingår i målgruppen
• Alla brev ska ha en tydlig avsändare

Genomförande

Massutskicket genomförs av e-postgruppen på IT-avdelningen.

1. E-postutskick ska ske med stor urskiljning. Detta innebär att åtgärder ska vidtas för att informationen verkligen är relevant för mottagaren. IT-säkerhetsgruppen kan komma att stoppa utskick.
2. För att kunna genomföra ett utskick behövs en fil med e-postadresser, ämnesraden och själva brevet.